PT KITA merupakan salah satu perusahaan distributor yang menjual perangkat komputer. PT Kita dipimpin oleh seorang CEO (Chief Executive Officer) yang bernama Mr.Sifu. Perusahaan yang baru dibangun ini sedang membuat system yang terintegrasi untuk menjalankan bisnis proses dengan Enterprise Resources Planning (ERP) menggunakan aplikasi ADempiere. Adapun departement yang dibuat di PT KITA sebagai berikut :
Terkait dengan bisnis proses yang dijalankan PT. KITA, terdapat beberapa transaksi dengan pihak lain seperti :
- Departemen Accounting dan Finance
- Departemen Purchasing
- Departemen Marketing
- Departemen HRD
- Departemen IT
Terkait dengan bisnis proses yang dijalankan PT. KITA, terdapat beberapa transaksi dengan pihak lain seperti :
- Supplier Barang
- Supplier Jasa/Service
- Bank dan Pajak
- Customer
Disini saya sebagai Customer PT KITA yang membeli Unit Komputer untuk keperluan kantor di Perusahaan saya PT Unicorn Indonesia.
PT Unicorn Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang distribusi wholesale perlengkapan unit PC/komputer. PT Unicorn Indonesia berdiri sejak 1994 di Kawasan Indistri Jababeka 1, Cikarang Bekasi yang berlisensi dari Belgium.
 |
| Gambar 1. Customer Life Cycle |
Sertifikasi ISO - Customer adalah raja bagi perusahaan
dan bagaimanapun juga kita harus dapat memuaskan customer sesuai dengan
kemampuan kita . Berikut ini pengertian customer yang diambil dari
beberapa sumber :
Siapa itu Customer
- Orang yang menggunakan hasil kerja kita
- Semua orang yang menuntut kita (atau perusahaan kita) untuk memenuhi suatu standard kualitas tertentu dan karena itu akan memberikan pengaruh pada performansi kita (perusahaan kita).
- Orang yang tidak tergantung pada kita, tetapi kita yang tergantung padanya.
- Orang yang membawa kita kepada keinginannya.
- Orang yang teramat penting yang harus dipuaskan.
Apa itu Customer
- Internal Customer
Orang yang berada dalam perusahaan dan memiliki pengaruh pada performance
pekerjaan (atau perusahaan).
Contoh:
Bagian pembelian, produksi,penjualan, pembayaran gaji, rekruitmen dan karyawan.
- Intermediate Customer
Contoh:
Distributor yang medistribusikan produk-produk, agen-agen perjalanan yang memesan kamar hotel untuk pemakai akhir.
- External Customer
Pembeli atau pemakai akhir produk itu, yang disebut pelanggan nyata (real customer)
Catatan:
Dalam sistem kualitas modern, prinsip hubungan pemasok-pelanggan harus dipelihara agar saling memuaskan.
Mekanisme harapan Customer
Step 1. Listen to VOC (Voice of Customer)
Pada umumnya pelanggan menginginkan produk atau service yang memiliki karakteristik:
• lebih baik (better), lebih murah (cheaper), lebih cepat (faster)
QCD ( Quality Cost and Delivery)
Step 2. Tingkat performansi yang dibutuhkan untuk Memenuhi Ekspektasi Pelanggan.
Level 3
Nilai tambah dari karakteristik dan features yang tidak diketahui sebelumnya oleh pelanggan
<Ekspektasi Tersembunyi>
Level 2
Pilihan-pilihan dan trade-offs yang tersedia untuk dipilih oleh pelanggan <Ekspetasi Exsplisit>
Level 1
Tingkat performansi minimum yang selalu diasumsikan ada <Ekspektasi Implisit>
Step 3. Kepentingan Relatif (Urutan Prioritas) dari Setiap Karakteristik
Untuk process ini biasanya menggunakan alat yang disebut :“Penyebaran
Fungsi Kualitas (Quality Function Deployment=QFD) atau biasa disebut
“House of Quality”
Step 4. Kepuasan pelanggan berdasarkan performansi sekarang
Jika pertanyaan tentang bagaimana kepentingan relatif (urutan prioritas)
dari setiap karakteristik yang diinginkan pelanggan telah diketahui
jawabannya, maka kita dapat membandingkan dengan performasi produk yang
ada sekarang. Berdasarkan perbandingan tersebut kita bisa mengetahuai
tingkat kepuasan Pelanggan.
Tahap 1 : Membuat PR (Purchase Request)
Surat jalan dicocokan dengan RR (Receiving Report) yang dilaporkan ke Purchasing untuk proses tukar faktur ke AP (Account Payable).
Bisniss Process For Customer
- Biasanya form ini diterbitkan dari departemen yang membutuhkan pembelian barang, mengisi form sesuai kebutuhan yang dikirim ke purchasing. proses ini biasanya untuk perusahaan yang punya tim purchasing/procurement/pengadaan/pembelian sendiri.
- Setelah PR diterima oleh tim purchasing/procurement/pengadaan/pembelian, mereka lalu mencari vendor/supplier yang terkait dengan barang yang ingin dibeli, untuk kemudian masing-masing vendor akan dikirimkan form RFQ untuk diisi oleh vendor. RFQ ini sendiri tentunya berisikan daftar barang yang ingin dibeli (yang terkait dengan vendor tersebut), kemudian form isian untuk vendor menuliskan harga barang, dikenakan PPN/tidak, dsb.
- Ada beberapa perusahaan yang tidak memakai RFQ dan biasanya mengkonfirmasi supplier langsung untuk menyebutkan barang yang ingin mereka beli dan meminta supplier untuk mengirimkan quotation mereka masing2.
- Ini sangat-sangat tergantung berbagai macam hal, ada perusahaan yang hanya melihat penawaran/ quotation terendah, ada yang mengundang supplier untuk datang dan masing-masing akan dinego secara langsung, dsb. untuk kemudian akan dipilih salah satu supplier yang dianggap layak digunakan jasanya.
- sSetelah memilih supplier, perusahaan akan menerbitkan PO/WO/SPK dan akan dikirimkan kepada supplier pemenang sebagai tanda bukti bahwa perusahaan menyetujui untuk membeli barang di vendor terpilih dengan nilai yang tertera pada quotation, dan juga termin pembayaran perusahaan.
- Biasanya setelah barang / pekerjaan diselesaikan atau diterima oleh perusahaan, Supplier akan menyerahkan Invoice/faktur, atau ada beberapa yang hanya membutuhkan kwitansi dimana biasanya semuanya disertai materai Rp3000 (untuk nominal transaksi < Rp1jt kalo ga salah) atau materai Rp6000 (kalo gasalah ini untuk transaksi di atas Rp 1jt)
- Pembayaran dilakukan sesuai termin yang disepakati (biasanya tertera di PO), misal itu dengan cicilan, cash, jatuh tempo, atau kesepakatan supplier dan customer.
- Setelah pembayaran yang telah disepakati (Misal : Pay after Delivery) produk yang dipesan dikirim sesuai scheduling customer. Biasanya menyesuaikan lead time dari supplier berapa lamanya produk yang akan dikirim setelah dipesan/bayar.
- Barang yang datang di cek terlebih dahulu oleh QC. Jika lolos cek QC barang bisa diterima dan dikirim ke gudang. Saat pengecekan ini biasanya dilampirkan Surat Jalan, COA, dsb.
Surat jalan dicocokan dengan RR (Receiving Report) yang dilaporkan ke Purchasing untuk proses tukar faktur ke AP (Account Payable).
Bizagi Process Relation For Customer
 |
| Gambar 2. Bizagi Process Relation For Customer |
Link Download Bizagi Process Relation For Customer :
